1 kwietnia przyniósł przedsiębiorcom coś więcej niż tylko żarty z kalendarza – przyniósł nową rzeczywistość. Od tego dnia obowiązkowe korzystanie z Krajowy System e-Faktur objęło wszystkich przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 roku nie przekroczyła 200 mln zł. I choć brzmi to jak kolejny techniczny obowiązek, w praktyce przypomina trochę przeprowadzkę do nowego domu: niby teoretycznie działa, ale przez pierwsze dni nie wiadomo, gdzie są kubki.

Nie wszyscy jednak muszą pakować walizki już teraz. Najmniejsi gracze – ci, których miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 tys. zł brutto – dostali czas do 2027 roku. Można powiedzieć: spokojnie obserwują, jak inni przecierają szlaki (i czasem potykają się o próg).

Poranek prawdy

Jeszcze 31 marca wszystko wyglądało niemal idyllicznie – pojedyncze zgłoszenia błędów, cisza, spokój, jak przed burzą. A potem wybiła północ. I nagle system zaczął się zapełniać.

Pierwsze sygnały problemów pojawiły się tuż po 6:00. O 11:44 liczba zgłoszeń wyniosła 44 i przez kolejne godziny utrzymywała się na poziomie 30–40. Najwięcej, bo 53 zgłoszenia, odnotowano o 14:33.  Czy to dużo? To zależy od perspektywy. W świecie IT to raczej „lekki kaszel” niż „gorączka”, ale w świecie przedsiębiorców – każdy brak dostępu do faktur potrafi brzmieć jak alarm przeciwpożarowy.

Dane według stanu na 1 kwietnia br. ze strony https://downdetector.pl/.

Dane z Downdetectora pokazują ciekawy obraz:

• 53% problemów dotyczyło logowania,
• 22% ładowania strony,
• 19% działania aplikacji.

Czyli klasyka gatunku: drzwi są, klamka jest, tylko czasem trudno je otworzyć.

Państwo mówi: „spokojnie, wszystko mamy pod kontrolą”

Według szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Marcina Łobody, wszystko działa zgodnie z planem. System ma być gotowy na przyjęcie nawet 120 milionów faktur dziennie. Dla porównania  –  to tak, jakby każdy mieszkaniec Polski wystawiał kilka faktur dziennie i jeszcze został zapas.

Do końca marca w systemie znalazło się już ponad 87 milionów faktur od ponad 345 tysięcy przedsiębiorców . Z czego 5100 to największe podmioty, a pozostałe to te firmy, które wystawiały faktury dobrowolnie. To liczby, które robią wrażenie. Trochę jak licznik kroków po pierwszym dniu zwiedzania Aten: nie wiesz kiedy, ale nagle jest ich kilkadziesiąt tysięcy.

Bo zawsze można coś poprawić

System nie stoi w miejscu – nad jego usprawnieniami cały czas trwają prace, o czym poinformował Marcin Łoboda podczas poniedziałkowej konferencji prasowej.

– Obecnie koncentrujemy się na poprawianiu funkcjonalności KSeF. Pracujemy nad usprawnieniem procesu zgłaszania faktur „scamowych” w Aplikacji Podatnika KSeF. Chcemy też, żeby takie zgłoszenia można było robić bezpośrednio przez API KSeF 2.0. Od 1 kwietnia 2026 r., zgodnie z obowiązującymi przepisami, udostępnimy możliwość dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA. Taka funkcjonalność także będzie dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF – przekazał wiceminister finansów. 

Gdy technologia mówi „chwileczkę”

Nie ma systemów idealnych –  są tylko takie, które jeszcze nie zdążyły się zawiesić. I choć Krajowy System e-Faktur ma ambicję działać jak szwajcarski zegarek, rzeczywistość bywa bardziej… włoska. Trochę chaosu, trochę emocji, ale finalnie wszystko idzie do przodu.

Dlatego warto mieć plan awaryjny. Co zrobić, gdy system nie odpowiada? Kto podejmuje decyzję? Jak dokumentować sprzedaż w międzyczasie? Co powiesz klientowi? Czy księgowość nadąża za zmianami? Czy dokumenty krążą sprawnie, czy raczej błądzą?

Warto poukładać KSeF krok po kroku:

1. Uwierzytelnienie – potwierdzenie tożsamości w KSeF za pomocą profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej.
2. Zarządzanie uprawnieniami, czyli nadanie dostępu osobom odpowiedzialnym za wystawianie i odbiór faktur. Bez tego pracownicy nie będą mogli wykonywać operacji w systemie.
3. Wybór oprogramowania: rezygnacja z manualnych metod na rzecz narzędzi zintegrowanych z KSeF, które automatyzują wysyłkę i odbiór danych (w tym celu można skorzystać zarówno z państwowej aplikacji, jak i programów komercyjnych).
4. Model obiegu dokumentów: w ramach współpracy z nami oferujemy dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów i zdalną współpracę.
5. Opracowanie instrukcji procedur awaryjnych na wypadek niedostępności systemu.

A gdy coś się zawiesi?

Tu dobra wiadomość: pomoc jest dostępna 24/7. Infolinia działa bez przerwy, a urzędy skarbowe oferują wsparcie na miejscu. Można powiedzieć, że państwo uruchomiło coś w rodzaju „helpdesku dla rzeczywistości”.

Numery wsparcia:

• 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych)
• 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych)
• +48 22 330 03 30 (z zagranicy)

Podsumowanie: rewolucja czy ewolucja?

KSeF nie jest końcem świata – bardziej początkiem nowego rozdziału. Trochę chaotycznego, trochę nieprzewidywalnego, ale nieuniknionego.

Docelowo ten system może uporządkować wiele procesów i zdjąć z przedsiębiorców część obowiązków administracyjnych. Ale zanim to nastąpi, czeka nas etap adaptacji – pełen drobnych frustracji, nauki i momentów „dlaczego to nie działa?!”.

I może właśnie to jest najuczciwsze podsumowanie: to nie jest rewolucja, która zmienia wszystko w jeden dzień. To raczej proces.

Dlatego warto mieć u boku partnera, który zna się na księgowości i potrafi przeprowadzić firmę przez cyfrowe zmiany bez stresu. Jeśli szukasz biura rachunkowego, które łączy fachową obsługę księgową z elektronicznym obiegiem dokumentów i wygodną, zdalną współpracą, jesteśmy gotowi Ci w tym pomóc.

PS

My już w tej nowej rzeczywistości działamy.
Pracujemy w KSeF, testujemy, wdrażamy i wiemy, gdzie są „kubki”.

Zapraszamy do kontaktu i rozmowy.

• Księgowość JDG i spółek z o.o. • Online & stacjonarnie – Nowy Sącz

• +48 789 668 993 • biuro@financeexperts.pl

Zespół FEG