W kalendarzu widnieje data 1 stycznia 2026 rok, a Ty z kubkiem kawy w ręku otwierasz laptopa. Na biurku leży stara, wysłużona KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów) w wersji papierowej. Patrzysz na nią z sentymentem. A potem… odkładasz ją na półkę z etykietą „PRZESZŁOŚĆ”. Dlaczego? Bo 2026 przynosi rewolucję w sposobie prowadzenia KPiR.
Papier do lamusa – KPiR tylko elektronicznie
Brzmi jak mała zmiana? Oj nie. Prowadzenie KPiR przechodzi całkowicie na tryb elektroniczny. Koniec z kartkami, skoroszytami i długopisem w pogotowiu – od następnego roku liczyć się będą plik, system i termin. A to nie wszystko: gotowa księga będzie musiała regularnie, co miesiąc trafiać do urzędu skarbowego.
Ale zanim pomyślisz, że to na pewno nie o Tobie – zatrzymaj się na chwilę.
Rzeczywiście, w księgowym obowiązku 2.0 znajdą się wyjątki. Oto, kto może liczyć na zwolnienie:
- osoby na umowach agencyjnych lub zleceniach,
- duchowni, którzy zrezygnowali z ryczałtu.
- oraz – potencjalnie – inne grupy, które wskaże minister finansów w drodze rozporządzenia.
Szybki przegląd kluczowych zmian w KPiR
Zacznijmy od tego, że to nie jest tylko „elektronizacja”. To gruntowny remont przepisów. Od 2026 roku prowadzenie KPiR zmieni się na dobre – i to w wielu punktach. Co konkretnie? Już pokazujemy.
1. Brak możliwości zwolnienia „na życzenie”
Do tej pory podatnik mógł złożyć wniosek o niestosowanie rozporządzenia. Od 2026 roku – taka opcja znika. Zamiast tego, wprowadzone przepisy przejściowe utrzymują w mocy wcześniej przyznane zwolnienia.
2. Nie musisz już wskazywać, gdzie trzymasz księgi
Fizyczne miejsce przechowywania dokumentów przestaje mieć znaczenie. Liczy się tylko to, że masz obowiązek przechowywać księgi i dowody do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Prosto? Tak.
3. Znikają księgi dla każdego zakładu osobno
Jeśli masz firmę wielozakładową, od 2026 roku nie będziesz musiał prowadzić oddzielnej księgi dla każdego miejsca działalności. Znikają też obowiązkowe dowody przesunięć między zakładami.
4. Termin wpisu – nie ma zmiłuj
Każdy przychód i koszt będzie trzeba zaksięgować do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu zdarzenia.
5. Koniec dziennych zestawień sprzedaży
Nie będzie już możliwości ujmowania sprzedaży na podstawie dziennych zestawień faktur. Każda faktura = osobny zapis w księdze. To ułatwi automatyzację i raportowanie w strukturach JPK.
6. Paragony bez NIP? Już nie przejdą
W handlu detalicznym do KPiR trafią wydatki udokumentowane paragonem z NIP. Wyjątek: paliwo i oleje kupowane za granicą.
7. Spis z natury tylko z podpisem właściciela lub…
Spis z natury podpisze już tylko właściciel lub wspólnicy, bez pracowników. W księdze zostanie uwzględniona jedynie jego wartość, bez szczegółowego wykazu składników.
8. Zmiany przy fakturach do sprzedaży z kasy
Nie trzeba będzie przechowywać jednocześnie paragonu i faktury wystawionej do sprzedaży zarejestrowanej na kasie – kwestie te reguluje ustawa o VAT.
9. Korekta raportów z kasy
Korektę raportu z kasy wykonasz na podstawie dowodu wewnętrznego, a nie jak dotąd – na odwrocie raportu.
10. Co jeszcze pojawi się w księdze?
Wzór księgi zostanie wzbogacony m.in. o:
- numer faktury z KSeF,
- identyfikator podatkowy kontrahenta (np. NIP).
11. Nowe zasady dla rolników
Rolnicy, którzy prowadzą gospodarstwa bez zatrudniania pracowników i osiągają przychody do 10 000 zł rocznie, stracą możliwość korzystania z uproszczonej księgowości.
12. Definicję znikają z rozporządzenia
Nie znajdziesz już w rozporządzeniu definicji takich jak „przychód”, „środki trwałe” czy „wartości niematerialne i prawne”. Dodatkowo zmieniono definicję biura rachunkowego oraz dodano definicję ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku od towarów i usług.
Ho ho ho! Grudzień 2025 tuż za rogiem, bądź gotowy
Brzmi poważnie? No tak, zmiany są spore. Ogólnie, nie ma co panikować. Chodzi o to, by:
- uprościć raportowanie,
- zmniejszyć papierowy chaos,
- ułatwić życie… sobie i fiskusowi.
Ale: to wymaga przygotowań. Jeśli Twoja firma nadal funkcjonuje na zasadzie „w excelu sobie wpiszemy, a potem się zobaczy” – czas na modernizację.
Jesteśmy gotowi, by przeprowadzić Twoją firmę przez każdą zmianę. Doskonale znamy projekt rozporządzenia, wiemy, co się zmienia, i wiemy, jak to wdrożyć w praktyce – spokojnie, krok po kroku.
Z nami:
- Twoja KPiR będzie prowadzona zgodnie z nowymi przepisami,
- zadbamy o terminowe i prawidłowe przesyłanie danych do urzędu,
- przygotujemy Twoją firmę do cyfrowego prowadzenia księgowości bez chaosu i nerwów.
Odezwij się już dziś! Chętnie odpowiemy na Twoje pytania i sprawdzimy, jak możemy Ci pomóc. Jesteśmy tu dla Ciebie – niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność, czy większą firmę.
A jeśli chcesz być na bieżąco z tym, co dzieje się w księgowości i nie tylko, zajrzyj na nasz profil na Facebooku.
• Księgowość JDG i spółek z o.o. • Online & stacjonarnie – Nowy Sącz
• +48 789 668 993 • biuro@financeexperts.pl
Zespół FEG
Photo designed by Freepik.
